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Lösungen zur Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Lösungen zur Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Erst das Bundesdatenschutzgesetz, jetzt die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).

Seit 25. Mai 2018 gelten neue Regeln bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen und öffentliche Stellen innerhalb der Europäischen Union. Die wichtigsten Fragen und Lösungen zum Thema DS-GVO haben wir hier für Sie zusammengestellt.

1. Angebot/Risikovoranfragen von Interessenten und Kunden

Was ist zu beachten?

Anfrage
Rechtliche Vorgabe
Anfragen ohne Namen und Personen in Arztberichten geschwärzt
Unkritisch, keine zusätzliche Erklärung notwendig
Anfragen mit Namen ohne Gesundheitsdaten
Unkritisch, keine zusätzliche Erklärung notwendig
Anfragen mit Namen und Gesundheitsdaten
Zusätzliche Einwilligungserklärung des Interessenten/ Kunden notwendig oder der Makler/MGA bestätigt, dass im Rahmen eines Mandats eine Vollmacht vorliegt.

Wenn bei personenbezogenen Risikovoranfragen (Anfragen mit Namen und Gesundheitsdaten) der Makler/MGA bestätigt, dass im Rahmen eines Mandats eine Vollmacht vorliegt, ist folgender Bestätigungsvermerk notwendig:

Zusätzliche Bestätigung des Maklers / Mehrfachagenten:

Ich bestätige, dass die zu versichernde Person mich als Makler / Mehrfachagenten im Rahmen eines Mandats oder einer Einzelvollmacht berechtigt hat,

  • die mit dieser „Einwilligungserklärung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zweck der Risikovoranfrage“ eingereichten Gesundheitsdaten an die NÜRNBERGER Versicherung* zum Zwecke der Risikoprüfung / Angebotseinholung o.ä zu übermitteln und zu verarbeiten,
  • Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit den zuvor genannten Zwecken von der NÜRNBERGER Versicherung zu empfangen und
  • die „Einwilligungserklärung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zweck der Risikovoranfrage“ (inkl. besonderer personenbezogener Daten) im Auftrag zu unterzeichnen.

Ich bestätige, dass ich meine Kundin / meinen Kunden auf die Widerruflichkeit dieser Einwilligung hingewiesen habe. Zudem habe ich der zu versichernden Person alle Unterlagen im Zusammenhang mit dieser Voranfrage ausgehändigt.

DatumUnterschrift des Maklers / Mehrfachagenten

Dieser Baustein kann zum Beispiel im E-Mail-Text des Maklers/MGA integriert werden.

Am einfachsten sind Risikovoranfragen mit der NÜRNBERGER Beratungstechnologie abzuwickeln. Unter der Rubrik „Service, LV-Risikovoranfragen“ finden Sie die Eingabemaske. Zusätzlich sind wir in den elektronischen Risikoprüfungsportalen vers.diagnose und EQuot ® vertreten.

2. E-Mail-Kommunikation

Für ungebundene Vermittler (M/MGA) stehen verschiedene Angebote zur Verfügung:

Elektronischer Antragsprozess (ElektrA)

Mit der NÜRNBERGER Beratungstechnologie wird der elektronische Antrag „ElektrA“ (BT4all und easyBT) erstellt. Dieser wird mit dem Versand automatisiert verschlüsselt (gilt für alle Versicherungsanträge inkl. Gesundheitsangaben).

Mehr Service – mit easyBT

In der easyBT steht Ihnen eine weitere neue Funktion zur Verfügung. Im Menüpunkt „Service“ finden Sie die Funktion „easyMail“. Damit können Sie Dokumente, Anträge und Anlagen (in allen gängigen Formaten) an die NÜRNBERGER senden. Eine separate Verschlüsselung der Dokumente und Anträge ist nicht erforderlich. „easyMail“ übernimmt die Ver- und Entschlüsselung – und erfüllt alle datenschutzrechtlichen Anforderungen aus der DS-GVO.

Über spezielle Auswahlfelder können Sie die Dokumente (z. B. Anträge/Nachbearbeitungen) entweder an Ihre zuständige Bezirksdirektion oder direkt nach Nürnberg übermitteln. Ein weiterer Vorteil ist das zielgerichtete Steuern Ihrer Nachricht und damit eine schnellere Bearbeitung.

Sobald die E-Mail versendet ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung und eine Kopie der gesendeten E-Mail. Darüber hinaus können Sie weitere Empfänger angeben, die eine Kopie erhalten sollen.

„easyMail“ ist eine zusätzliche Funktion innerhalb der easyBT und kann somit endgeräteunabhängig genutzt werden. Die easyBT bietet Ihnen als Service-Tool alle wichtigen Informationen, die Sie benötigen und ohne Umwege erhalten:

Jetzt starten

3. TLS-Verschlüsselung einsetzen (TLS: Transport Layer Security, englisch für Transportsicherheit)

Eigentlich sind Nachrichten (E-Mails), die über das Internet verschickt werden, wie Postkarten – und damit ebenso anfällig für Manipulationen. So können Mitarbeiter von Internet-Anbietern Nachrichten lesen, löschen und auch modifizieren wie es der Postbote bei einer Postkarte machen könnte.

Damit das nicht passiert, können Nachrichten verschlüsselt werden. Das Einrichten einer TLS-Verschlüsselung ist in wenigen Schritten erledigt. Senden Sie die folgenden Informationen über das Formular an die NÜRNBERGER.

TLS Einrichten

Bitte beachten: Es kann nur für eigene Domänen TLS angeboten werden, z. B. @versicherungsbüro.de; aber nicht für @gmx.de oder für @freenet.de usw.

Und wie geht hier der Weg vom Vermittler zur NÜRNBERGER? Das muss dann von Ihnen eingerichtet werden.

4. Programm zur Dokumentenverschlüsselung

7-zip (Dokumentenverschlüsselung) ist geeignet für jede E-Mail-Kommunikation, inkl. besonders sensibler Daten, z. B. Gesundheitsdaten. Hierfür ist der Austausch von Passwörtern zwischen Vermittler und NÜRNBERGER notwendig.

Grundsätzlich kann die NÜRNBERGER alle eingehenden E-Mails von Vermittlern verarbeiten. Aber für die sichere Kommunikation ist der Absender verantwortlich.

Kostenfreier Download unter www.7-zip.de

Bitte verwenden Sie in der Kommunikation mit der NÜRNBERGER bei der Vergabe eines Passworts folgende Systematik:

Monat, Jahr, Initialen Vor- und Nachname.

Beispiel: Jörg Mustermann, E-Mail vom 15.6.2018, Passwort: 0618JM

Bitte stellen Sie die Initialen (im Beispiel JM) im Betreff der E-Mail als Erstes voran. So wird keine zweite E-Mail benötigt und die Datei kann trotzdem entschlüsselt werden. Die NÜRNBERGER nutzt für den Dialog mit Ihnen die gleiche Systematik.

Einfach kommunizieren. Digital. Überall.